Jährliche Mitgliederversammlung
1.490 €einmalig
180 Teilnehmende, Registrierung und Teilnahmeoptionen, E-Mail-Kommunikation, keine Abstracts. Ein Registrierungs-Event-Paket, Small.
Mit geführter Einrichtung: 1.789 €. Keine monatliche Gebühr.
Preis-Ratgeber · Stand August 2026
Was kostet eine Kongresssoftware?
Eine Kongresssoftware kostet 1.490 € bis 12.990 € als Einmalpreis für eine einzelne Veranstaltung oder 290 € bis 1.190 € pro Monat zuzüglich 290 € bis 2.490 € je Event, wenn Sie mehrere Veranstaltungen pro Jahr durchführen. Entscheidend ist nicht die Teilnehmerzahl, sondern ob Abstracts eingereicht, begutachtet und Zahlungen abgewickelt werden.
Das sind die vollständig veröffentlichten Listenpreise von vCongress — dieselben Zahlen, aus denen unsere Rechnungen erzeugt werden. Die meisten Anbieter in diesem Markt nennen Preise nur auf Anfrage. Diese Seite existiert, damit ein Vorstand ein Budget aufstellen kann, ohne vorher ein Vertriebsgespräch zu führen.
1.490 €Einmalig, eine Veranstaltung mit Registrierung und Teilnehmerverwaltung, bis 250 Teilnehmende
3.990 €Einmalig, ein Kongress mit Abstracts, Begutachtung und veröffentlichtem Programm
7.080 €/JahrDauerhafte Plattform für abstract-getriebene Veranstaltungen, zuzüglich einer Gebühr je Event
99 €Starter-Pilot: 45 Tage, um die Passung zu prüfen, bevor Sie sich festlegen
Eine Veranstaltung
Was eine einzelne Konferenz kostet
Ein einmaliges Event-Paket deckt eine Veranstaltung von der Einrichtung bis drei Monate nach dem Event ab. Der Preis richtet sich danach, was die Veranstaltung leistet, und wird anschließend nach Größe abgestuft. Jede Zahl unten ist ein Listenpreis, kein Einstiegswert.
VeranstaltungstypSmall (bis 250)Medium (bis 500)Large (ab 500)
Registrierungs-Event1.490 €2.290 €3.590 €
Wissenschaftliche Tagung2.990 €4.490 €6.990 €
Kongress3.990 €5.990 €9.490 €
Advanced Congress5.990 €8.690 €12.990 €
Auswahl der Module einer Veranstaltung — dieselbe Auswahl, die den Preis bestimmt
- Registrierungs-Event — Teilnehmerregistrierung, Teilnahmeoptionen, Teilnehmerverwaltung, E-Mail-Kommunikation, Exporte.
- Wissenschaftliche Tagung — alles davor, zusätzlich Abstract-Einreichung, Beitragsarten und Tracks, Dateianhänge, Abstract-Export.
- Kongress — alles davor, zusätzlich Reviewer-Verwaltung, Review-Prozess, Bewertungen, Programmplanung und öffentliche Programmseite.
- Advanced Congress — alles davor, zusätzlich Zahlungsabwicklung, Frühbucherpreise, Gutscheine, Wartelisten, öffentliche Abstracts, Sponsoren- und Ausstellerbereiche.
Die Größe ist ein Fair-Use-Richtwert, nicht der wesentliche Preistreiber: Der Schritt von 250 auf 500 Teilnehmende kostet bei gleichen Prozessen weniger als das Hinzufügen eines Review-Verfahrens beim selben Publikum. Optionales Onboarding kostet 299 € für eine geführte Einführung oder 599 € für die gemeinsame Einrichtung Ihrer Veranstaltung.
Mehrere Events pro Jahr
Was ein wiederkehrendes Veranstaltungsprogramm kostet
Wer Jahr für Jahr Veranstaltungen durchführt, bezahlt eine Plattform, die auch zwischen den Events existiert, zuzüglich einer Gebühr je durchgeführtem Event. Der Plan bestimmt, welche Prozesse verfügbar sind; die Event-Gebühr bestimmt, wie oft Sie sie nutzen.
PlanPlattformJe durchgeführtem Event
Foundation
290 € / MonatRegistrierung, Teilnehmerverwaltung, E-Mail-Kommunikation, Standard-Event-Website und Standard-Reporting. Fair Use bis 400 Teilnehmende pro Jahr.290 € Registrierungs-Event
290 € / MonatRegistrierung, Teilnehmerverwaltung, E-Mail-Kommunikation, Standard-Event-Website und Standard-Reporting. Fair Use bis 400 Teilnehmende pro Jahr.290 € Registrierungs-Event
Growth
590 € / MonatErgänzt Abstract-Einreichung, Begutachtung, Zahlungsabwicklung, öffentliche Abstracts, Gutscheine, Wartelisten, Erstattungen und Mahnwesen. Fair Use bis 1.500 Teilnehmende pro Jahr.790 € wissenschaftlich · 1.490 € Kongress
590 € / MonatErgänzt Abstract-Einreichung, Begutachtung, Zahlungsabwicklung, öffentliche Abstracts, Gutscheine, Wartelisten, Erstattungen und Mahnwesen. Fair Use bis 1.500 Teilnehmende pro Jahr.790 € wissenschaftlich · 1.490 € Kongress
Enterprise
1.190 € / MonatAlles aus Growth ohne jede Fair-Use-Grenze, dazu priorisierter Support, individuelle SLA sowie Integrationen und individuelle Erweiterungen als Entwicklungspartnerschaft.2.490 € Advanced-Congress-Event
1.190 € / MonatAlles aus Growth ohne jede Fair-Use-Grenze, dazu priorisierter Support, individuelle SLA sowie Integrationen und individuelle Erweiterungen als Entwicklungspartnerschaft.2.490 € Advanced-Congress-Event
Die Jahresbasis ist der Plan mal zwölf plus die tatsächlich durchgeführten Events: 7.080 € für die Growth-Plattform, zuzüglich 790 € für eine wissenschaftliche Tagung, ergibt 7.870 € pro Jahr.
Preistreiber
Die fünf Faktoren, die den Preis wirklich bestimmen
Nach Wirkung geordnet. Nutzen Sie sie, um jedes Angebot zu prüfen — auch das von anderen Anbietern.
- Ob Abstracts eingereicht werden
Der mit Abstand größte Schritt. Einreichung bedeutet einen strukturierten Editor, Beitragsarten, Dateiverwaltung, Fristen und Autorenkommunikation — ein zweiter vollständiger Prozess neben der Registrierung.
- Ob diese Abstracts begutachtet werden
Begutachtung ergänzt Reviewer-Zugänge, Zuweisung, Bewertung, Interessenkonflikte, Entscheidungen und Autorenbenachrichtigungen. Das ist der Unterschied zwischen dem Sammeln von Texten und dem Betrieb eines wissenschaftlichen Programms.
- Ob Zahlungen abgewickelt werden
Gebühren, Rechnungen, Umsatzsteuer, Erstattungen, Stornoregeln und Mahnwesen machen aus einer Veranstaltung einen Buchhaltungsprozess. Hier hören günstige Werkzeuge auf und beginnen Prüfungsanforderungen.
- Wie viele Teilnehmende erwartet werden
Wichtig, aber am schwächsten. Die Teilnehmerzahl beeinflusst Supportaufwand, Speicher und E-Mail-Volumen, nicht den benötigten Funktionsumfang — deshalb sollte sie einen Preis abstufen und nicht multiplizieren.
- Ob das Programm veröffentlicht wird
Ein öffentliches Programm, öffentliche Abstracts und eine durchsuchbare Agenda sind eine Website mit eigenem Inhaltsmodell, kein Export. Kalkulieren Sie das als Publikation, nicht als PDF.
Angebote vergleichen
Vier Preismodelle, denen Sie begegnen werden
Zwei Angebote für dieselbe Konferenz sind selten vergleichbar, weil sie auf unterschiedliche Größen abrechnen. Das hier berechnet jedes Modell — und das überrascht Sie daran.
ModellAbrechnungsgrundlageWo es überrascht
Pro TeilnehmerEine Gebühr für jeden registrierten Teilnehmer, teilweise gestaffelt.Die Gesamtsumme steht erst nach Anmeldeschluss fest, und ein voller Saal erhöht die Rechnung. Ein Jahresbudget lässt sich damit kaum planen.
Anteil am TicketumsatzEin Anteil dessen, was Teilnehmende zahlen, häufig zuzüglich Zahlungsgebühren.Kostenfreie oder stark geförderte Veranstaltungen wirken günstig; ein kostenpflichtiger Kongress zahlt für dieselbe Software schnell ein Vielfaches einer festen Lizenz.
Festpreis je Event nach UmfangWas die Veranstaltung leistet — Registrierung, Abstracts, Review, Zahlungen — mit der Größe als Klasse.Wenig, sofern der Umfang schriftlich fixiert ist. Fragen Sie, welche Prozesse die angebotene Stufe enthält und was passiert, wenn später einer hinzukommt.
Preis auf AnfrageNichts veröffentlicht; der Preis entsteht projektbezogen nach einem Erstgespräch.Ohne Vertriebsprozess lässt sich nichts vergleichen, und die Zahl kann eher Ihr Budget als den Aufwand abbilden. Fragen Sie nach dem Listenpreis, aus dem das Angebot abgeleitet wurde.
vCongress nutzt das dritte Modell: ein fester Preis je Veranstaltung, bestimmt durch den Prozessumfang, wobei die Teilnehmerzahl lediglich eine von drei Größenklassen auswählt. Deshalb passt die gesamte Preisliste auf eine Seite.
Gesamtkosten
Kosten, die nicht auf der Preisliste stehen
Lassen Sie sich diese Punkte von jedem Anbieter schriftlich geben — von uns ebenso — bevor Sie zwei Zahlen vergleichen.
- Gebühren des Zahlungsdienstleisters — berechnet von Stripe, PayPal oder Ihrer Bank, nicht vom Softwareanbieter — planen Sie sie separat ein. Die Nutzung eines SciSerTec-PayPal-Kontos, wenn Sie kein eigenes einrichten können, kostet einmalig 299 €.
- Onboarding und Einrichtung — wird oft getrennt von der Lizenz angeboten. Unseres ist optional und veröffentlicht: 299 € bis 599 € für eine einzelne Veranstaltung, 790 € bis 2.900 € für einen Rollout.
- Zusätzliche Sprachen — eine zweite Teilnehmersprache ist häufig ein kostenpflichtiger Zusatz. Fragen Sie, ob sie die gesamte Teilnehmerstrecke, die E-Mails und die Rechnungen umfasst oder nur die Oberfläche.
- Datenexport zum Vertragsende — klären Sie, was die Plattform verlässt, wenn der Vertrag endet — Teilnehmende, Abstracts, Gutachten, Rechnungen — in welchem Format und zu welchem Preis.
- Support während der Veranstaltung — Vor-Ort- oder Bereitschaftssupport ist üblicherweise eine eigene Position. Klären Sie, welche Reaktionszeit Sie für die entscheidenden Tage tatsächlich einkaufen.
- Individuelle Entwicklung — wenn ein Prozess nicht existiert, muss ihn jemand bauen. Wir kalkulieren ab 1.500 € einmalig und bauen ihn in das Standardprodukt ein, statt eine eigene Version für Sie abzuspalten.
Rechenbeispiele
Drei vollständig gerechnete Budgets
Jede Summe stammt aus der veröffentlichten Preisliste — nichts davon ist eine gerundete Illustration.
Häufigster Fall
Jährliche wissenschaftliche Tagung
5.990 €einmalig
400 Teilnehmende, Abstract-Einreichung, Begutachtung, veröffentlichtes Programm. Ein Kongress-Event-Paket, Medium.
Als Abonnement stattdessen: 7.870 € pro Jahr (Growth plus eine wissenschaftliche Tagung) — bei einer Veranstaltung pro Jahr teurer und nur dann die richtige Wahl, wenn Sie die Plattform auch zwischen den Events brauchen.
Fachgesellschaft mit vier Events
9.940 €/Jahr
Zwei Registrierungs-Events, eine wissenschaftliche Tagung, ein Kongress. Growth-Plan zuzüglich vier Event-Gebühren, auf einer Plattform mit gemeinsamer Teilnehmerbasis.
Dieselben vier Veranstaltungen als einzelne Event-Pakete kosten 9.960 € — praktisch derselbe Betrag. Bei diesem Volumen kosten beide Modelle gleich viel, und nur das Abonnement lässt zwischen den Veranstaltungen eine Plattform stehen.
Individuelle Entwicklung, wenn ein Prozess tatsächlich noch nicht existiert, wird separat kalkuliert: ab 1.500 € bis 25.000 € einmalig, mit Wartung ab 79 € pro Monat nach Release.
Fragen
Kosten für Kongresssoftware: häufige Fragen
Was kostet eine Kongresssoftware?
Eine Kongresssoftware kostet für eine einzelne Veranstaltung ab 1.490 € als Einmalpreis und bis 12.990 € für einen großen Kongress mit Review, Zahlungsabwicklung und öffentlicher Programmveröffentlichung. Wer mehrere Events pro Jahr durchführt, zahlt stattdessen ein Plattform-Abonnement ab 290 € pro Monat zuzüglich 290 € bis 2.490 € je durchgeführtem Event. Das sind die vollständig veröffentlichten Listenpreise von vCongress.
Was ist die günstigste Möglichkeit, einen Kongress mit richtiger Software zu organisieren?
Die günstigste belastbare Variante ist ein einmaliges Event-Paket ab 1.490 € für eine Veranstaltung mit Registrierung, Teilnehmerverwaltung und E-Mail-Kommunikation bis 250 Teilnehmenden. Der Starter-Pilot für 99 € ist noch günstiger, ist aber ein begrenztes 45-Tage-Fenster zur Validierung und kein Weg, eine Live-Veranstaltung durchzuführen.
Wird Kongresssoftware pro Teilnehmer abgerechnet?
Manche Anbieter rechnen pro registriertem Teilnehmer ab. Die Gesamtkosten wachsen dann mit der Teilnehmerzahl und stehen erst nach Anmeldeschluss fest. vCongress tut das nicht: Der Preis richtet sich danach, was die Veranstaltung leistet — Registrierung, Abstracts, Review, Zahlungen. Die Teilnehmerzahl entscheidet lediglich, welche von drei Größenklassen greift.
Was treibt den Preis einer Kongress-Management-Software?
Fünf Faktoren, nach Wirkung geordnet: ob Abstracts eingereicht werden, ob diese Abstracts ein Begutachtungsverfahren durchlaufen, ob Zahlungen und Rechnungen abgewickelt werden, wie viele Teilnehmende erwartet werden, und ob Programm und Abstracts öffentlich publiziert werden. Die Teilnehmerzahl wirkt am schwächsten — die Prozesse am stärksten.
Was kostet Abstract- und Review-Management zusätzlich zur Registrierung?
Abstract-Einreichung hebt eine kleine Veranstaltung von 1.490 € auf 2.990 €. Kommen Begutachtung, Reviewer-Verwaltung und Programmveröffentlichung hinzu, sind es 3.990 €. Im Abonnement ist derselbe Schritt der Unterschied zwischen dem Foundation- und dem Growth-Plan.
Gibt es Kosten, die nicht auf der Preisliste stehen?
In der Regel vier: Gebühren des Zahlungsdienstleisters, die der Provider und nicht der Softwareanbieter berechnet; Onboarding beziehungsweise Einrichtung, die häufig separat angeboten wird; zusätzliche Sprachen; und der Datenexport am Vertragsende. Lassen Sie sich alle vier schriftlich geben, bevor Sie zwei Angebote vergleichen.
Wann lohnt sich ein Abonnement gegenüber der Abrechnung pro Event?
Ab etwa drei Veranstaltungen pro Jahr. Darunter sind einzelne Event-Pakete günstiger, bei drei bis vier Veranstaltungen liegen beide gleichauf: vier Events als einzelne Pakete kosten zusammen rund 9.960 €, das Growth-Abonnement mit denselben vier Events 9.940 € pro Jahr. Darüber ist das Abonnement klar günstiger — und es kauft in jedem Fall etwas, das ein Paket nicht kann: eine gemeinsame Teilnehmerbasis über alle Events, wiederverwendbare Konfiguration und ein System, das auch zwischen den Veranstaltungen existiert.
Ist der Starter-Pilot oder ein Event-Paket verlorenes Geld, wenn wir danach ein Abonnement abschließen?
Nein. Der Starter-Pilot für 99 € wird vollständig auf Ihr erstes Event-Paket angerechnet, und ein Event-Paket wird vollständig auf ein 12-Monats-Abonnement angerechnet, das innerhalb von zwölf Monaten nach dieser Veranstaltung beginnt. Sie können mit der kleinsten Verpflichtung starten und zahlen nur die Differenz, wenn Sie in die nächste Stufe hineinwachsen.
Warum veröffentlichen die meisten Anbieter von Kongresssoftware keine Preise?
Weil eine Abrechnung pro Teilnehmer oder pro Projekt es erlaubt, den Preis erst festzulegen, wenn die Budgetgröße bekannt ist. Ein veröffentlichter Listenpreis nimmt diese Möglichkeit — deshalb tun es so wenige. Alle Listenpreise von vCongress stehen auf dieser Website und sind exakt die Zahlen, aus denen die Rechnung erzeugt wird.
Kann man Kongresssoftware testen, bevor man sich für eine ganze Veranstaltung entscheidet?
Ja. Der Starter-Pilot kostet einmalig 99 € und gibt ein begrenztes 45-Tage-Fenster, um ein erstes Event einzurichten und zu validieren, bevor ein Abonnement beginnt.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Der Rechner nimmt Veranstaltungstyp, Größe und gewünschtes Onboarding und liefert eine Planungsspanne aus derselben Preisliste. Ohne Formular, ohne E-Mail-Adresse.