Plattform für wissenschaftliche Konferenzprozesse
Abstracts sammeln, begutachten, das Programm bauen, Teilnehmende anmelden und Rechnungen stellen — in einem System, ohne Daten zwischen fünf Werkzeugen und einer Tabelle zu bewegen. Für Fachgesellschaften und Kongressbüros in Deutschland und der EU, zu einem Preis, den Sie nachschlagen können, bevor Sie uns anrufen.
Vollständig
Einreichung, Begutachtung, Programm, Anmeldung, Zahlung und Rechnungsstellung sind ein System auf einer Datenbasis — deshalb kann ein angenommenes Abstract ändern, was seine präsentierende Person zahlt, ganz ohne Export dazwischen.
Zur vollständigen FunktionsübersichtBelastbar
AWS eu-central-1, Verarbeitung der Teilnehmerdaten in der EU, alle Unterauftragnehmer benannt, Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage. Geschrieben für deutsche Forschungseinrichtungen und ihre Beschaffung.
Transparent
Jeder Paket- und Planpreis steht auf dieser Website. Die veröffentlichte Liste und die Liste, nach der wir abrechnen, werden Wert für Wert durch einen automatisierten Test verglichen — bei jeder Änderung, die wir einspielen.
Preisrechner öffnenZwei Wege zum Start
Für Ihre nächste Konferenz
Einmalpreis für eine einzelne Konferenz, Laufzeit bis 3 Monate nach Ihrem Event. Der Preis richtet sich nach funktionaler Komplexität und erwarteter Event-Größe.
Event-Paket Preise ansehenFür wiederkehrende Events
Monatliche Plattformgebühr plus Event-Abwicklung pro Event für Organisationen mit wiederkehrenden Veranstaltungen. Foundation-, Growth- oder Enterprise-Plan mit Fair-Use-Grenzen und Extensions.
SaaS-Partnerschaft Preise ansehen
Event-Dashboard des Organisators
Live-Überblick über Registrierungen, Einreichungen und Event-Status.
Teilnehmer-Arbeitsbereich
Persönlicher Bereich für Registrierung, Einreichungen und Rechnungen.
Öffentliche Event-Seite
Gebrandete Landingpage mit Programm, Abstracts und Registrierung.
Review-Steuerung
Abdeckung, Gutachterauslastung und überfällige Reviews über alle Abstracts.
Rechnungen und Zahlungsabgleich
Rechnungsdokumente mit Status, Zahlungsart und Fälligkeit.
Warum ein System
Drei Dinge, die ein Kongressbüro jedes Jahr braucht und die keine Kombination einzelner Werkzeuge leisten kann — weil Begutachtung, Anmeldung und Rechnung dafür dasselbe System sein müssen.
Die Regel wird einmal hinterlegt: Erreicht ein Abstract den Status, den Sie wählen, erhält die präsentierende Person — oder die Person an erster Autorenstelle, oder alle Beteiligten — den ermäßigten Beitrag, das Freiticket oder den Platz beim Referentenessen. Wird eines von zwei angenommenen Abstracts zurückgezogen, bleibt der Anspruch; beim letzten fällt er weg. Niemand exportiert eine Liste, niemand korrigiert eine Anmeldung von Hand.
Abstract angenommenAnspruch erteiltErmäßigter Beitrag bei der Buchung
Sie öffnen ein Bearbeitungsfenster, legen fest, aus welchen Beiträgen die Vorsitzenden wählen dürfen, und überlassen ihnen Vorträge und Reihenfolge. Wo Sie Beiträge einer Sitzung zuordnen, können zwei Vorsitzende denselben Beitrag nie doppelt einplanen. Das ersetzt die Programmtabelle, die per Mail durch vierzig Hände geht.
Beiträge zugeordnetVorsitz setzt die ReihenfolgeProgramm veröffentlicht
Eine abgeschlossene Veranstaltung wird dupliziert — mit Modulen, Optionen, Einwilligungstexten, Flags, Stornoregeln, Badge-Vorlagen, Sitzungen und öffentlicher Seite, alle Termine um denselben Zeitraum verschoben. Teilnehmende, Einreichungen und Rechnungen des Vorjahres bleiben, wo sie hingehören: im Vorjahr.
Kongress dieses JahrKopie, Termine verschobenNächstes Jahr startklar
Konfigurieren Sie Module, Timelines, Richtlinien und Rollen in strukturierten Abläufen.
Steuern Sie Einreichungen, Reviewer-Zuordnung und Entscheidungsprozesse transparent und nachvollziehbar.
Unterstützen Sie Registrierung, Profilpflege, Optionen und Rechnungsbezug in einem Teilnehmer-Workspace.
Steuern Sie Rechnungen, Transaktionen, Mahnungen, Overdue, Refunds und Storno-Regeln zentral.
Versenden Sie zielgerichtete Benachrichtigungen mit Empfänger-Vorschau vor dem Versand.
Nutzen Sie rollenbasierten Zugriff, passkey-fähige Anmeldung, Tenant-OIDC und Aktivitätskontext für auditierbare Prozesse.
Veröffentlichen Sie Event-Seiten, Programm und durchsuchbare Abstracts mit statischem Export und Retry-Mechanik.
Wählen Sie lokale Registrierung, optionales SSO, verpflichtendes Tenant-SSO oder Invite-only passend zur Event-Policy.
Registrierungs-Events, wissenschaftliche Meetings, Kongresse und Advanced Congresses benötigen unterschiedliche Workflows. vCongress bildet diese Unterschiede explizit ab.
Tenant-Admins sehen Plan- und Nutzungsinformationen, während Kataloge, Overrides und Invoice-Trigger bei SciSerTec Platform Admins bleiben.
Starten Sie mit einem einmaligen Event-Paket oder betreiben Sie wiederkehrende Konferenzen über SaaS. Das Modell bleibt klar, während Betrieb, Sicherheit und Teilnehmerzahlungen in einer Plattform bleiben.
»Die Konferenz mit vCongress war ein voller Erfolg – die Teilnehmer- und Abstract-Zahlen haben unsere Erwartungen erfüllt und sogar übertroffen.«
German Stem Cell Network, MDC Berlin
»Ihr System ist sehr intuitiv und einfach zu bedienen.«
BREATH, German Center for Lung Research
»Die nächste Tagung führen wir gerne wieder mit Ihnen durch!«
Excellence Cluster REBIRTH
Kommerzielles Modell
vCongress kombiniert SaaS-Abonnement, eventbezogene Abwicklung und wiederverwendbare Extensions. So erhalten Sie planbare Plattformkosten und klare Pakete für Spezialanforderungen.
Event-Pakete beginnen bei €1,490 einmalig für ein einzelnes Registrierungs-Event. Wiederkehrende Organizer nutzen SaaS ab €290/Monat plus reduzierte Event-Abwicklung ab €290/Event; der Starter-Pilot bleibt ein Validierungsweg mit niedrigem Risiko.
Transparentes Modell statt offener Stundenabrechnung
Keine kundenspezifischen Forks: Erweiterungen werden als wiederverwendbare Plattform-Module umgesetzt, inklusive optionaler Wartung und Co-Development.
Preise und Pakete ansehenJa. vCongress deckt sowohl Organizer-Prozesse als auch Teilnehmer-Journeys inklusive Einreichungen, Rechnungs- und Zahlungskontext ab.
Ja. Abstract-Einreichung, Review-Konfiguration und Entscheidungsprozesse sind integriert.
Ja. vCongress unterstützt die öffentliche Event-Darstellung mit kalenderorientierter Sichtbarkeit und modularen Möglichkeiten für individuelle Web-Präsentationen, abgestimmt auf Ihre Marke und Struktur.
Ja. Wiederkehrende Events können zentrale Konfigurationen, Workflows und Kommunikationsstrukturen wiederverwenden und pro Durchlauf gezielt angepasst werden.
Ja. Integrationen werden als wiederverwendbare Extension-Pakete umgesetzt. Der Umfang richtet sich nach Systemkomplexität und gewünschter Datensynchronisierung.
Ja. Tenant-spezifisches OIDC/SSO kann für Enterprise- oder Custom-Identity-Projekte konfiguriert werden, inklusive Microsoft Entra ID und Keycloak-kompatiblen Providern. SAML wird als separate Enterprise-Integration bewertet.
Die Preisstruktur kombiniert SaaS-Abonnement, Event-Abwicklung und optionale Extension-Pakete. Details finden Sie auf Preise.
